C'est souvent le premier chantier que nous recommandons : le volume est élevé, les règles sont stables, le gain est immédiatement chiffrable et le risque est faible, puisqu'aucune écriture n'est jamais passée sans validation humaine.
Avant : 8 à 12 minutes par facture
La facture arrive par e-mail. Quelqu'un l'imprime ou l'enregistre dans un dossier. Elle est ressaisie dans le logiciel comptable. On cherche le bon de commande correspondant. On fait circuler un parapheur. On relance. On classe. Temps moyen constaté : 8 à 12 minutes par facture, hors relances.
Le circuit automatisé, en 5 étapes
1. Capture — chaque facture est récupérée sans intervention, qu'elle arrive par e-mail, scan ou portail fournisseur.
2. Lecture IA — fournisseur, numéro, montants, TVA, échéance : tout est extrait et structuré automatiquement.
3. Contrôle — rapprochement avec la commande et la livraison, détection des doublons et des écarts de prix ou de quantité.
4. Validation — envoi au bon approbateur, relance automatique en l'absence de réponse.
5. Clôture — écriture passée, paiement programmé, pièce archivée et indexée.
À chaque étape, une anomalie détectée part dans une file d'exceptions : c'est la seule chose que le comptable regarde encore en détail, avec le motif de l'alerte. Le reste est validé par lot.
Après : environ 1 minute par facture
Le comptable ouvre une file où ne figurent que les cas douteux — 5 à 10 % du volume en général —, valide le reste par lot, et voit l'encours fournisseurs à jour en permanence. Effet secondaire souvent sous-estimé : la clôture mensuelle cesse d'être un pic de charge, puisque les écritures sont passées au fil de l'eau.
Un point d'honnêteté
Ce circuit ne remplace pas le comptable : il change ce sur quoi il passe son temps. On ne traite plus 100 % des factures à la main, on traite les exceptions. Et si vos volumes sont trop faibles pour justifier ce chantier, nous vous le dirons — automatiser une tâche effectuée trois fois par an coûte toujours plus cher que de la faire à la main.
C'est exactement le type de projet que nous chiffrons après un audit de vos volumes réels, pas sur un tarif générique. Cet audit est payant — mais le premier échange pour en évaluer l'intérêt, par téléphone ou en visio, est gratuit.
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